L’e-Procurement : quelle est l’importance de cette solution digitale dans le processus d’achat ?

La transformation numérique est plus que jamais une réalité dans notre vie. Et elle impacte encore les entreprises avec une ampleur qui ne cesse de croitre. À ce titre, il existe aujourd’hui de nombreux moyens de gestion des achats, mais le plus célèbre est l’e -Procurement. Ce dernier est très adopté par les entrepreneurs pour les commandes de produits à cause des nombreux atouts qu’il offre. Focus sur cette solution de digitalisation des achats.

L’e -Procurement : c’est quoi en réalité ?

Connu en français sous plusieurs appellations à savoir « approvisionnement en ligne », « approvisionnement électronique », « solutions e-achat », etc., l’e-procurement est une technique d’achats via un système d’information connecté à Internet. Le Ministère de la Culture française le définit comme « la gestion centralisée des acquisitions et des approvisionnements d’une entreprise sur une plateforme électronique ». Il s’agit en effet d’un ensemble d’outils ariba créés pour optimiser la fonction Achats. Cette solution logicielle permet aux entreprises ou organisations de réaliser la gestion de tout le processus d’achat très simplement. La dématérialisation de l’acte peut être faite sur l’ensemble ou une partie du processus Procure to Pay (P2P). Dans une société, l’approvisionnement électronique s’adresse principalement à quatre corps, dont le service achat, les utilisateurs finaux, l’approbateur et les services finance et comptabilité.

Attention ! Il ne faut surtout pas confondre l’e-procurement avec l’e-sourcing qui couvre le processus Source to Contrat (S2C).

Quels sont les avantages de l’approvisionnement en ligne pour les entreprises ?

Les entreprises adoptent de plus en plus l’E-procurement pour de nombreuses raisons. Avant tout, l’outil intègre toutes les fonctionnalités d’achat, et cela, de l’approvisionnement jusqu’au paiement (process P2P). En fait, la plateforme vous permet :

• d’avoir accès au catalogue (e-catalogue) ;
• de visualiser le listing de fournisseurs ;
• de faire la sélection des produits ;
• gérer des appels d’offres ;
• de réaliser la validation et l’envoi d’une commande ;
• de gérer la facturation ;
• etc.

Toutes ces tâches seront donc automatisées si vous recourez au service d’un consultant sap ariba pour qu’il implémente cette solution e-achat dans l’ERP de votre entreprise. Les atouts à bénéficier sont énormes. D’abord, vous allez réaliser des économies considérables. En effet, la méthode va diminuer les coûts de main-d’œuvre vu que le processus est totalement dématérialisé et automatisé. Aussi, elle permet de supprimer les tâches administratives et manuelles permettant ainsi au personnel d’améliorer leur production. En outre, le système offre de nouveaux canaux d’approvisionnement ce qui permet d’obtenir des prix à la baisse sur les produits commandés. Enfin, l’e-procurement simplifie et raccourcie les délais de livraison pour les entreprises puisqu’on est épargné des temps morts, des relances ou papiers administratifs à gérer, classer.

Quels sont les secteurs concernés par l’e-procurement ?

Il faut noter l’e-procurement est essentiellement adapté au secteur Business to Business (B2B). Il ne peut pas être utilisé dans le secteur Business to Customer (B2C) qui ne comprend que les achats personnels. Ainsi, les transactions qui peuvent se réaliser sur ces plateformes électroniques concernent les produits comme :

• les matériels et services destinés au secteur CHR (hôtels, cafés, restaurants);
• les équipements industriels destinés à la construction, aux services et au commerce;
• les équipements informatiques et de télécommunication;
• les matériels médicaux ;
• les fournitures de bureau…