Comment dématérialiser les documents ?

À mesure que l’entreprise se développe, le volume de documents papier augmente de façon exponentielle, la paperasse stockée gaspille de l’espace et est difficile à gérer. Une solution consiste à dématérialiser ces documents. Vous pouvez utiliser des techniques de conversion numérique pour transformer tous les documents imprimés de votre entreprise en versions électroniques qui sont stockées sur votre propre serveur ou dans le Cloud. Cela vous permet de gérer les documents plus efficacement, sans perdre les documents critiques, évitant ainsi de nuire à la crédibilité de votre entreprise. Nous vous expliquons ici à quoi sert la dématérialisation de documents, et comment dématérialiser un document.

Comment dématérialiser un document?

Lors de la dématérialisation d’un document, voici les étapes à suivre:

• Effectuer un audit complet des documents imprimés dont vous disposez
• Classer les documents en catégories
• Nommez vos fichiers de manière cohérente
• Choisissez votre stockage
• Gardez le papier

La transformation des documents en Séquence Informatique peut se faire au format Word ou PDF.

En PDF

Vous pouvez dématérialiser des documents en les convertir en PDF à l’aide d’Adobe Acrobat. Les étapes sont les suivantes:

• Chargez le ou les papiers que vous souhaitez convertir dans votre scanner.
• Ouvrez Adobe Acrobat
• Cliquez sur Fichier> Créer un PDF> à partir du scanner
• Dans le sous-menu qui s’ouvre, sélectionnez le type de document que vous souhaitez créer; dans ce cas, choisissez PDF
• Acrobat active votre scanner pour lancer l’analyse.
• Une fois qu’Acrobat a numérisé et lu vos documents, cliquez sur Enregistrer.
• Nommez le ou les fichiers PDF.
• Cliquez sur Enregistrer

Dans Word

Si vous disposez d’une copie papier d’un document dans votre entreprise et souhaitez pouvoir le modifier, vous pouvez le faire à l’aide de Word. Tout d’abord, numérisez la copie, puis utilisez Microsoft OneNote pour la convertir en un document modifiable et l’envoyer à Microsoft Word. Microsoft OneNote est un logiciel de planification et de prise de notes qui fait partie de la suite Microsoft Office. Il a la capacité d’exécuter l’OCR sur un large éventail de documents, y compris l’OCR PDF.

Tant que vous avez numérisé avec succès le document, Microsoft OneNote capture les images et le texte du document et les envois à Word, où vous pouvez facilement les modifier. Tout cela est un processus simple que vous pouvez faire en quelques minutes.

• Lancez Microsoft OneNote
• Ouvrez la fenêtre « Insérer une image »
• Insérez l’image
• Extraire le texte de l’image
• Ouvrir un nouveau document Word
• Importer du texte dans un document
• Modifier un nouveau document

Avantages de la dématérialisation des informations

Voici les cinq principaux avantages de la dématérialisation de documents en ligne avec des logiciels et des systèmes d’automatisation de documents.

1. La transformation numérique

L’ignorance, la peur du changement et les mythes autour de la transformation numérique font que de nombreux entrepreneurs ont la chair de poule lorsqu’ils entendent parler de ce sujet. La conséquence est que de nombreuses organisations continuent avec des processus de travail obsolètes et non rentables. La dématérialisation offre un énorme potentiel pour gagner en compétitivité dans un monde de plus en plus technologique. En effet, les entreprises les plus technologiques sont plus rentables et ont des clients plus satisfaits.

2. Accès

L’accès à votre contenu facilement, de n’importe où, peut être réalisé avec un logiciel d’automatisation de documents. Que vous voyagiez avec votre appareil mobile ou que vous travailliez hors ligne à la maison, récupérer les documents numériques dont vous avez besoin pour travailler où que vous soyez est possible avec les systèmes d’automatisation de documents.

3. Collaboration

Travailler avec des équipes situées à différents endroits, qu’elles soient dans le même bureau que vous ou dans un fuseau horaire différent, est possible avec des logiciels et des systèmes d’automatisation de documents. Avec l’automatisation des documents, la collaboration documentaire manuelle est éliminée et la collaboration d’équipe physique peut être éliminée si vous le souhaitez. 

4. Réduisez

Avec les bons systèmes d’automatisation des documents en place, les entreprises peuvent bénéficier d’opportunités de retour sur investissement qui ne sont pas possibles avec la gestion et le traitement manuels des documents. Le temps, l’argent et le papier utilisés dans la gestion des documents papier sont réduits grâce à la mise en œuvre et à l’utilisation de systèmes automatisés avec précision. Grâce aux systèmes d’automatisation des documents, les entreprises bénéficieront de moins de traces papier, ce qui réduit les coûts d’impression dans l’ensemble de l’entreprise.

5. Récupération

La récupération de documents imprimés peut prendre du temps, car cela peut prendre des minutes, des heures, voire des jours pour localiser les documents pertinents dont vous avez besoin pour faire votre travail. L’automatisation des documents vous permet de récupérer tous vos documents instantanément et dans un système sécurisé.

Conclusion

En fin, le fait d’avoir un emplacement centralisé pour stocker les documents électroniques réduit le besoin de classeurs physiques au sein du bureau. Les documents sont stockés et protégés en toute sécurité dans le logiciel d’automatisation de documents, vous permettant de contrôler l’accès au contenu en fonction du profil de l’utilisateur. L’accès aux documents confidentiels peut être limité à un nombre limité d’utilisateurs, quel que soit le nombre total d’utilisateurs travaillant activement dans le système, garantissant ainsi que les bonnes personnes ont le bon accès aux documents dont elles ont besoin.